お役立ち雛形集
マイナンバーの対応（実務編）
マイナンバーに関するサンプル資料等をまとめました。
実際にマイナンバーを管理されるにあたり、まずこちらをご確認いただき、
必要なものをご準備ください。
■特定個人情報等の取扱いについての基本方針
個人情報を取り扱う事業所が作成しなければならない規程です。
■特定個人情報等取扱規程
個人情報を取り扱う事業所が作成しなければならない規程です。
取扱担当者や個人情報の取扱い管理措置等について明記します。
■従業員に対するマイナンバー利用目的の通知文書
マイナンバーを収集する際には、何に利用するためなのかを通知する必要があります。
■個人情報収集時の封筒サンプル
収集方法は多種ありますが、基本的に紙で収集する場合に、このような封筒を
配布するもの良いと思います。
市販されていますが、無地封筒に印字したものでも良いです。
マイナンバーが不要になれば、封筒ごとシュレッダーできます。
■管理帳簿
●従業員本人及び家族等マイナンバー取得票
マイナンバーを収集するときに取得日・確認手段等を記載しておくものです。
従業員１人１枚で本人分及び扶養親族分の記載をします。
こちらにはマイナンバーの記載をしていないので、誰でも閲覧できる管理簿となります。
従業員退職時にはもちろんですが、従業員の扶養親族に変更があった場合は
不要となった扶養親族のマイナンバーは破棄しなければなりません。
その管理もできます。
●特定個人情報執務記録
事業所がマイナンバーを取り扱うたびに、記録(ログ)を残さなければなりません。
その都度、事務取扱責任者の確認印をもらう方が良いでしょう。
■平成28年 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
国税庁より、扶養控除等申告書へのマイナンバー記載省略について発表がありました。
マイナンバーの保存期間と扶養控除等申告書の保存期間とが違うためです。
弊社としては、基本的に扶養控除等申告書へのマイナンバー記載を省略していただく
事にしており、そのための扶養控除等申告書をご用意しました。
掲載しておりますサンプル文書につきましては、全てExcel・Wordのデータを
ご用意しておりますので、ご入り用の方はご連絡ください。
岡 村
